Sapete che la missione di Dani at Home è di semplificarvi la vita soprattutto quella familiare con tutto ciò che implica: casa, bambini, tate, impegni personali…
Così ho pensato di chiedere a Monica Spinazzola, che nella vita fa l’Assistente Virtuale (che è quel lavoro fantastico di chi da remoto vi fa da segretaria personale aiutandovi a smaltire la lunga lista di incombenze quotidiane) di darci qualche dritta e suggerirci le app che possono aiutarti a organizzarti la vita e renderla più semplice.

La prima verità è che siamo tutte donne e lavoratrici molto impegnate, chi più chi meno, ed è praticamente quasi impossibile riuscire a tenere sempre tutto sotto controllo per evitare di dimenticarsi qualcosa.
La seconda verità è che esiste un modo per riuscire a semplificare la tua vita, senza dover impazzire ogni volta per gestire tutti i tuoi impegni. Con il rischio poi che tu finisca per dimenticarti della persona più importante: te stessa.

Eccoti allora quattro trucchi di base e le relative app che ti saranno utili per organizzare meglio le tue attività personali e lavorative!

1. Le app per gestire le to-do list

Se sono un classico ci sarà un motivo, no?
Da quando lavoro come Assistente Virtuale ho dovuto forzatamente imparare ad usare le to-do list ed effettivamente sono un banale ma ottimo strumento di organizzazione.

Cerca di compilare la tua to-do list nel modo più specifico e dettagliato che puoi indicando cosa devi fare (“lavanderia” potrebbe diventare “ritirare vestiti” oppure “blog” potrebbe diventare “scrivere post sulla gestione del tempo”)  quando devi farlo (il giorno x all’ora y del mese z) ed eventualmente anche dove devi farlo.

Il mio suggerimento per non cadere nell’errore di fare liste interminabili e confonderti ancora di più è: concentrati sulle tre attività più importanti e prioritarie della giornata.
Valuta poi se aggiungere un paio di attività extra da fare nel caso in cui riuscissi a terminare per tempo le tre attività principali.

Se come me sei affezionata a carta e penna va benissimo un semplice quadernetto oppure un block notes (mi raccomando occhio a non perderlo o dimenticarlo in giro) e se vuoi uno strumento già impostato così da avere tutto pronto ti consiglio questo bellissimo planner.

Se invece sei assolutamente tecnologica, le 3 app più conosciute ed usate per gestire le to-do list sono Remember The Milk, Todoist ed Evernote, quest’ultimo addirittura si proclama il tuo secondo cervello….non male!

2. Google Calendar o Agenda?

Se sei abituata a scrivere appuntamenti, numeri di telefono e info varie un pò su dei foglietti che poi lasci in giro, un pò sul quaderno degli appunti e un pò direttamente sul telefono sicuramente rischi prima o poi di perderti qualcosa perchè gli strumenti che usi non sono sincronizzati tra loro.

La soluzione è scegliere solo una modalità: personalmente, preferisco avere tutto segnato sul calendario del telefono, così ho tutto con me ovunque vada senza dover installare ulteriori app.
Se questa modalità piace anche a te, ti suggerisco di attivare gli alert sul telefono in modo che qualche tempo prima ti ricordi l’appuntamento che ti eri fissata.
Sul PC invece mi trovo bene con Google Calendar, che permette di fare le stesse cose del calendario sul telefono con il vantaggio che entrambi sono sincronizzati anche se sono software diversi.

Se lo smartphone finisce per sostituire la tua agenda potrai trovare tante app utili per gestire il tuo tempo (e i tuoi soldi) una su tutte quella per monitorare il tuo ciclo mestruale così da avere sempre tutto sotto controllo e a portata di mano: per citarne solo alcune c’è Flo o Clue.

3. Le app per risparmiare tempo

Come dicevo sopra: conservare tutte le cose personali o di lavoro per te importanti in un unico posto è efficace perchè così riesci a tenerle meglio sott’occhio.
Per questo non posso che suggerirti strumenti come Google Drive e Dropbox  grazie ai quali puoi salvare documenti in vari formati, immagini e video e averli a portata di mano in tutta comodità.
Sono entrambi piuttosto intuitivi e facili da usare, puoi crearti cartelle differenti a seconda che si tratti dell’archivio personale oppure di lavoro.
Così risparmi tempo quando devi cercare la foto di quella serata speciale, il video che ti ha passato quel cliente con cui stai lavorando oppure creare un documento Excel direttamente nella cartella di riferimento.
Per archiviare link e tutto ciò che trovi sul web e che magari vuoi leggere in un secondo momento, anche in mancanza di wi-fi o in aereo lo strumento giusto per te è Pocket.

Ovviamente ti consiglio anche di creare sempre il backup di tutto ciò che ritieni importante su un dispositivo fisico.
La prudenza non è mai troppa, soprattutto quando si tratta di tecnologia!

E se preferisci fare alla vecchia maniera? Il principio non cambia: che tu decida di gestire il tutto online oppure offline, l’importante è raggruppare ciò che ti serve o che vuoi comunque conservare in un unico posto. In questo modo non dovrai impazzire per cercare una cosa da una parte e una cosa dall’altra.

4. Le app per la mindfulness

So cosa stai pensando: ma se non ho nemmeno tempo di finire tutto quello che ho da fare come faccio a trovarlo per me stessa?
Lo scopo di riuscire a semplificare la tua vita risparmiando tempo prezioso attraverso una buona organizzazione è quello di poter vivere e/o lavorare in modo più rilassato e consapevole. E credimi che se migliorerai l’organizzazione ti sarà certamente più facile trovare il tempo di concederti ogni giorno qualche momento solo per te, senza distrazioni.

Non importa cosa deciderai di fare per prenderti cura di te stessa, la cosa importante è farlo con una certa costanza: può essere un pò di sport ogni giorno (e qui ci sarebbe da dedicare un post a parte per tutte le app che puoi trovare online dallo yoga alla corsa), oppure fissare un’uscita a settimana con le amiche più care o ancora permetterti 10 minuti al giorno per meditare e rilassarti davvero e qui mi sento di consigliarti queste due app per la Mindfulness : Insight Timer e Headspace.

Se non sai da dove iniziare puoi svolgere questo semplice esercizio: ogni inizio mese, scrivi almeno 3 cose che ti fanno stare bene a cui non vuoi rinunciare e tieni il foglietto sempre a portata di mano, così sarà più facile ricordarti di rispettare quanto hai scritto!

E tu hai qualche app che ti aiuta a risolverti la vita?